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Como organizar um evento de sucesso

Mariângela Benine Ramos Silva
Publicado em 14.06.2011
Os eventos proliferam em todas as áreas e as Igrejas também fazem uso dos eventos para informar/treinar, reunir, gerar comunhão e festejar. Enfim, somos um povo que "adora" eventos.

"Mas, organizar um evento não é simplesmente reservar um local, preparar um receptivo adequado, sentar-se e esperar os participantes. É necessário muito mais do que isso." Pequenos detalhes esquecidos podem transformar este momento num caos, por exemplo: uma lista de convidados incompleta, problemas com a voltagem para os equipamentos, a falta de um responsável para abrir o local para floristas, Buffet e para decidir aonde cada coisa será posta e etc..

O evento é uma grande oportunidade para promover a imagem de uma organização e também uma boa medida para sabermos o quanto ela é organizada e dá importância àquilo que promove.

Para dar algumas dicas é que entrevistamos Mariângela Silva.

A Profª Mariângela Benine Ramos Silva é autora do livro Eventos - Estratégias de planejamento e execução, da Summus Editorial. O livro apresenta um roteiro completo com a técnica de planejar e organizar eventos.

Mariângela Benine Ramos Silva é pós-doutora e doutora em Ciências da Comunicação pela ECA-USP, é mestre em Administração de Empresas  pela Unopar. Especialista em Relações Públicas Empresariais, graduada em Comunicação Social/Relações Públicas pela UEL. Atua como docente na UEL e coordena o curso de especialização lato sensu em Eventos. É integrante do Comitê Nacional do Cerimonial Público (CNCP), da Associação Brasileira de Relações Públicas (ABRP), da Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação (Intercom) e da Associação Brasileira de Pesquisadores de Comunicação Organizacional e Relações Públicas (Abrapcorp). É autora do livro Evento como estratégia de negócios: modelo de planejamento e execução.

  foto de Mariângela Benine Ramos Silva
O que é um evento?
Mariângela - O evento é um acontecimento marcante para atrair a atenção do público e da imprensa sobre uma organização, seus produtos, serviços e projetos, pois envolve positivamente as pessoas, aproximando-as, tornando-as receptivas a novas idéias e relações, ao mesmo tempo em que propicia a participação direta dos públicos nas realizações da organização. Quando bem planejado e executado, cria um conceito positivo para a organização que o promove. Os eventos tornam-se elementos de transformação social, de aculturação, de educação, conscientização e mobilização de massas, além de serem os maiores e melhores geradores de conteúdo para a mídia. Os eventos criam, recriam, inovam e reinventam. Não são mais simples fatos, mas acontecimento e agentes transformadores de toda a sociedade.

Quais as fases de um planejamento de evento? Como elaborar um projeto de evento?
Mariângela - Inicialmente é necessário saber se o evento será realizado pela primeira vez ou se já é preexistente. A fim de facilitar a visualização dos passos fundamentais para o planejamento e organização de eventos criei um modelo que procura ser genérico para todos os organizadores de eventos e que contempla quatro estágios:

Estágio I: no contexto dos eventos, esse estágio é o da tomada de decisões referentes a questões tais como a natureza do evento e o estudo de viabilidade econômica. É a fase em que é elaborado um plano inicial, o qual nada mais é do que traçar as linhas gerais do evento, um esboço para ser apresentado ao promotor/contratante ou organizador. Deve conter as estratégias iniciais que podem ser adotadas, incluindo uma análise situacional, um orçamento e cronograma geral para que seja tomada a decisão de prosseguir, ou não, com o planejamento e a organização.

Estágio II: Essa etapa objetiva produzir o evento no tempo previsto e de forma a que ele atenda aos objetivos predeterminados no primeiro estágio. Se este foi bem realizado, há uma sólida base para que a organização de toda a estrutura do evento se efetive sem maiores problemas. É importante lembrar que esse estágio contém elementos muito parecidos com os do primeiro. O grande diferencial é que, agora, o detalhamento deve ser muito mais esmerado e rigoroso.

Estágio III: é a etapa em que todas as ações planejadas nos estágios anteriores são implementadas, acompanhadas e monitoradas.

Estágio IV: apresenta as providências finais a serem seguidas, ou seja, a Finalização do evento; Elaboração do relatório final e Feedback.

Comente a afirmação: "É o objetivo que faz o evento e não o contrário; o motivo é que deve determinar o tipo de evento a ser empreendido".
Mariângela - É preciso compreender que o evento significa ação do profissional por meio da pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando a atingir seu público de interesse com medidas concretas e resultados projetados. Uma organização pode utilizar o evento de diferentes formas, como estratégia de comunicação para atingir seus objetivos, e essa utilização está sujeita a algumas variáveis:

  • Importância dos objetivos visados
  • Grau de retorno que pretende obter
  • Disponibilidade de verba para esse investimento

São processos complexos que envolvem, em geral, grande quantidade de pessoas e recursos financeiros. Por esse motivo, há necessidade de um adequado planejamento que contemple objetivos e públicos bem definidos, conteúdo e forma, e uma rigorosa análise custo/benefício.

Quais os erros mais comuns na organização de um evento?
Mariângela - Apesar da constante realização de eventos como congresso, seminário, palestra, convenção e outros, várias são as pessoas com lembranças desagradáveis de promoções mal organizadas e mal preparadas em função de uma estrutura inadequada para o acontecimento. A promoção de eventos é uma área em expansão, na qual os profissionais da área têm oportunidade de atuar, seja como prestador de serviço, seja como membros ativos de uma organização. Algumas empresas organizam eventos constantemente, mas a maioria delas desconhece os benefícios decorrentes da sua promoção. O sucesso profissional nesse complexo ambiente de planejamento, organização e realização de eventos - depende de várias habilidades e características pessoais muito especiais, como paciência, organização, senso de humor, habilidade de comunicação, diplomacia, conhecimento de normas de cerimonial e protocolo, educação, disposição, atenção nos detalhes, visão do todo e, principalmente, paixão pela excelência.

Improvisações de última hora - como atribuir incumbências a pessoas sem preparo específico - podem comprometer não apenas o evento em si, mas também a imagem/conceito da organização, dos seus produtos ou serviços. Tal fato se agrava se considerarmos que as organizações vêm sendo "obrigadas" a investir cada vez mais na área de eventos.

Quais os segredos para um evento criativo e de sucesso?
Mariângela - O bom evento não é, necessariamente, aquele que tem o maior nível de investimento. Claro que sem um mínimo de condições materiais não se consegue produzir algo satisfatório, mas isso não significa que ambos estejam diretamente correlacionados. Tanto é possível gastar muito sem sucesso, como desenvolver um evento com investimento relativamente pequeno, mas com muita criatividade, aliada a uma estratégia eficaz. O planejamento é a base para todo evento bem-sucedido. A fim de ter bons resultados, o organizador precisa possuir uma compreensão clara do motivo pelo qual o evento existe (sua visão/missão), o que ele está tentando fazer por alguém (suas metas) e decidir quais estratégias são necessárias para atingir esses objetivos. As estratégias precisam ser implementadas por meio de uma série de planos operacionais desenvolvidos dentro do contexto de um orçamento geral. Esses planos necessitam ser monitorados e ajustados quando necessário.

O sucesso de um evento não é o resultado da adivinhação, mas sim de rigoroso pensamento analítico, estruturado de forma a identificar as vantagens competitivas sustentáveis para sua organização. O resultado é definido mais ainda como aquele capaz de satisfazer o primeiro requisito de qualquer profissional de Relações Públicas e Marketing bem-sucedido - o bom relacionamento com públicos.

Para um evento "dar certo" é necessário a coordenação de um profissional da área?
Mariângela -
O evento pode ser estruturado a partir de uma coordenação central com presidente, secretário e coordenador geral, os quais devem constituir uma comissão organizadora que será tão mais ampla quanto mais abrangente, complexo e sofisticado for o evento. A comissão organizadora, no seu desdobramento, pode ser simplificada, acumulando funções ou reagrupando serviços operacionais -, e cada um deles deve apresentar projeto específico de suas atribuições e providências.

Embora a atividade "organização de eventos" não seja prerrogativa de nenhuma profissão, é necessário observar que esse profissional deve ter uma sólida base de conhecimentos nas áreas: comunicação, administração, turismo, secretariado, contabilidade e de diversas outras.

O planejamento e a organização de um evento são muito complexos, envolvem várias atividades simultâneas, são muito cobrados pelos vários departamentos e exigem dedicação completa. Ele deve estar ciente de que, praticamente nunca, em qualquer evento, tudo dará com cem por cento de exatidão. Se ele ignorar essa regra e se frustrar ou se desmotivar facilmente por qualquer dificuldade ou problema encontrado no caminho, também não agüentará muito tempo na função. É claro que o profissional consciente procurará fazer tudo da melhor forma possível, tentando evitar e até prever falhas, mas não é infalível e depende de outras pessoas. Essa regra vale também para suportar comentários e críticas negativas de pessoas que não participaram de todas as etapas do processo e não conhecem as particularidades dos bastidores do evento.

Qual a importância dos roteiros e check list?
Mariângela - Os roteiros e check list são as listagens de todas as providências a serem tomadas para a execução de um evento. É o detalhamento pormenorizado de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento, reunidos numa mesma relação. Não existe um modelo único de checklist, pois um mesmo tipo de evento muda completamente seu perfil, de acordo com o cliente e as peculiaridades do evento e da ocasião. Deve-se adequá-lo e prepará-lo para cada tipo de evento e melhorá-lo a cada nova edição realizada. O checklist é uma peça fundamental e imprescindível na fase de operacionalização de um evento, e sua importância fica mais evidente quanto maior sua complexidade e mais longa a duração do evento.

Você poderá conferir  roteiro e check list de eventos em nossa seção de download. (Check list de Recursos Humanos, Check list do local do evento e modelo de briefing para evento)

Como saber se o evento atingiu seus objetivos?
Mariângela - O controle e a avaliação consistem em assegurar que todos os acontecimentos numa organização de evento estejam dentro do esperado. Podem abranger desde a simples presença do organizador no local e o acompanhamento do progresso junto ao pessoal até a implantação e monitoração de um plano detalhado de responsabilidade, relatórios e orçamentos. O controle pode ser feito por meio de reuniões e relatórios cujos tipos incluem financeiros, administrativos, de controle de pessoal, entre outros.

A avaliação de um evento é uma questão que costuma ser negligenciada no planejamento de eventos, contando - em geral - com poucos recursos e atraindo pouca atenção. No entanto, somente por meio da avaliação é que se pode determinar se foram bem-sucedidos os esforços para atingir os objetivos estipulados para o evento. Devem ser avaliados, quantitativa e qualitativamente, durante todo o processo de planejamento e organização, todos os envolvidos no evento: o pessoal da organização e os participantes, e ainda todo o processo de planejamento. Para tanto, devem ser estruturados instrumentos próprios e específicos para cada evento e aplicados visando identificar os resultados obtidos.

Quais os benefícios dos eventos para uma organização?
Mariângela - Quando o evento é bem organizado e planejado, pode manter, elevar ou recuperar a imagem/conceito de uma organização junto ao seu público de interesse. Portanto, o evento é uma estratégia de comunicação que atinge o público de interesse desejado; divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão e conquista de novos mercados.

Complementando esse enfoque, o impressionante crescimento da área de eventos explica-se, sobretudo, pelos inúmeros benefícios gerados para as organizações, bem como para seus públicos de interesse. Isso significa, por sua vez, que os eventos possibilitam, entre outros: a) melhoria nas relações com os públicos de interesse; b) lançamento de produtos/serviços da empresa para seu mercado-alvo, ampliando assim sua visibilidade; c) geração de mailing de prospecção novos clientes; d) aquisição de informações sobre o mercado e seus concorrentes; e) atualizações técnicas; f) transmissão de informações para seus canais de distribuição; e g) criação e fortalecimento da imagem/conceito institucional. Por ser dirigido, o evento consegue, em um curto período de tempo e de uma só vez, atingir boa parte do público de interesse das organizações.

Quais os conselhos para pastores e líderes que desejam utilizar os eventos em sua Organização?
Mariângela - Os eventos hoje, tornaram-se essenciais nas estratégias de uma organização. Deve-se escolher organizadores com conhecimento, habilidade, criatividade e muito bom senso para o planejamento e organização. Também é necessário verificar que a escolha por determinado tipo de evento deve estar em consonância com os objetivos da organização. Além disso, a organização deve verificar qual a melhor opção para realizá-lo, ou seja, contratando uma agência ou utilizando sua própria estrutura. Estipular um orçamento e definir como utilizá-lo nos vários setores organizacionais e principalmente gerenciar todo esse processo.

Os eventos podem se tornar uma verdadeira vantagem competitiva e tão vital para as organizações quanto um serviço bem prestado e o próprio desempenho de suas atividades. São processos de relacionamento efetivos junto aos diferentes públicos que mantém uma organização viva, nos quais o planejamento e as ações devem ser elaboradas para a manutenção, sustentabilidade de um empreendimento.

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