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Como está a comunicação na sua organização?


Publicado em 20.03.2008

Através deste texto você pode diagnosticar a qualidade da comunicação na organização que você lidera. O texto demanda mais do que leitura; requer uma análise realista e uma tomada de posição em relação a este elemento crucial nas relações humanas.

Processo de comunicação

·         Os líderes da organização, sobretudo os principais líderes, estão efetivamente empenhados em obter alta qualidade no processo de comunicação organizacional como um todo?
·         Ou esse processo é visto como algo que ocorre "naturalmente", que não deve demandar tempo e energia das lideranças?
·         Ou, ainda, ele é visto como algo secundário, que não acrescenta muito ao processo de consecução dos objetivos da organização?
·         Existe algum consenso na alta cúpula da organização quanto à importância do processo de comunicação?


Otimização do processo de comunicação

·         Os líderes obtêm um clima de abertura para o processo de comunicação por meio, inclusive, de se comportamento no dia-a-dia?
·         Há bloqueios criados pela própria postura das lideranças?
·         Ou existe um clima de abertura, onde as pessoas sentem-se à vontade para comunicar-se de cima para baixo, lateralmente e de baixo para cima?
·         Os líderes fazem questão de criar esse clima de abertura como algo de base, para assegurar uma otimização do processo de comunicação?

Ênfase no processo ou no conteúdo

·         Na análise das comunicações é dada adequada ênfase ao processo?
·         Ou prevalece uma maior ênfase à questão do conteúdo, ou seja, das informações em si, mas não da forma como elas são transmitidas de uma pessoa para outra?

Motivação e processo de comunicação

·         É conferida atenção apropriada à relação entre a motivação e o processo de comunicação na empresa, ou seja, à forma como a comunicação e sua abertura estão condicionando a motivação das pessoas dentro das equipes?

Abertura e confiança

·         O clima de abertura está construído sobre consideração positiva e sobre uma atitude de confiança entre as pessoas, de modo que elas se relacionem de forma autêntica, sem defensividade, na organização como um todo?
·         Os líderes dão exemplo nesse sentido fazendo com que esses aspectos sejam reforçados pelo dia-a-dia e não somente por meio de diretrizes e aspectos da cultura da organização?
·         Esses pontos-chave do processo de comunicação estão incluídos entre as diretrizes da organização e fazem parte da cultura vigente?

Treinamento em comunicação

·         As pessoas são treinadas intensivamente para estarem em condições de comunicar-se eficazmente dentro da organização, observando seus valores, princípios e cultura?
·         As pessoas são desenvolvidas também em aperfeiçoamento de habilidades interpessoais e habilidades básicas de comunicação, sendo dotadas de instrumentos para serem eficazes no processo de comunicação na organização como um todo?

Fluxo das informações

·         As lideranças buscam assegurar que as informações relevantes fluam na organização como um todo, de maneira que as informações necessárias estejam de posse das pessoas certas e não sejam bloqueadas no meio do caminho?
·         Busca-se um desenho organizacional que assegure a qualidade do fluxo das informações, independentemente da liderança?

Canais de comunicação

·         São adequadamente utilizados os canais formais para fazer com que as informações atinjam as pessoas que delas necessitem?
·         A organização reconhece a importância dos canais informais nesse processo, ou tende a considerar apenas os canais formais ao lidar com a questão da comunicação?

Adequação ao uso

·         Existem mecanismos que evitem que as informações sejam utilizadas manipulativamente como instrumentos de poder, de forma distorcida e inadequada, visando a objetivos pessoais ou ministeriais?

Busca das informações

·         A organização assegura caminhos "certos" às informações para que elas fluam para os pontos certos de acordo com diretrizes definidas na organização?
·         Há na cultura organizacional aspectos que incentivem as pessoas a também irem à busca das informações que precisam, em vez de ficarem apenas passivamente esperando que essas informações lhes cheguem pelos canais formais ou pela iniciativa de outras pessoas?
·         Existem diretrizes claradas e adequadamente disseminadas a esse respeito?

Qualidade das informações

·         Assegura-se a alta qualidade das informações e da comunicação na organização, evitando-se distorções, boatos e meias-verdades?
·         Há mecanismos e ação das lideranças para evitar que a manipulação da qualidade da comunicação venha a ocorrer com fins políticos?

Conceito da qualidade da informação

·         O conceito de qualidade da informação e da comunicação é adequadamente trabalhado na organização?
·         Ele está inserido na cultura da organização e disseminado de forma ampla, uma vez que consiste em algo subjetivo?

Quantidade da informação

·         Existe, independentemente da qualidade, falta ou excesso de informações em determinados pontos da organização, levando a desinformação ou "poluição" (gerando perda de informações importantes no meio de outras não tão importantes)?

Intensidade da comunicação

·         Até que ponto a intensidade da comunicação em cada um dos pontos da organização é adequadamente administrada, visando que não existam desequilíbrios em que certas áreas e pessoas comuniquem-se em excesso enquanto outras em menor intensidade que o desejável?
·         A organização assegura que haja um timing adequado da comunicação na empresa? Os líderes buscam assegurar esse timing adequado em sua própria comunicação?
·         Eles buscam também, por meio de mecanismos apropriados, assegurar que a comunicação de baixo para cima tenha um timing adequado?
·         Existem mecanismos para assegurar que o timing das informações laterais e na organização como um todo seja adequado?

Timing da comunicação

·         A questão do timing está adequadamente definida na organização, uma vez que também envolve subjetividade, de forma que todos os envolvidos estejam conscientes quanto ao conceito e ao padrão de timing adequado e saudável?
·         Isso é claramente explicitado e trabalhado, inclusive relacionando timing com os diferentes assuntos e treinando as pessoas a encontrarem o momento oportuno de passarem a informação dependendo do assunto a que essa diz respeito?

Preocupação com a comunicação

·         A preocupação da organização, entre seus líderes, em relação à comunicação é algo contínuo, inerente à forma de gestão da organização?
·         Ou é algo que só é trazido à tona nos momentos em que ocorrem crises ou problemas causados por falhas de comunicação?

Sigilo das informações

·         Até que ponto o fluxo de informações e comunicação é prejudicado por restrições do tipo "sigilo" que porventura existam na organização?
·         Isso reflete o grau de confiança que a liderança tem na organização como um todo?
·         Até que ponto esse sigilo é real para a área em que a organização atua no momento?
·         Nos casos de real necessidade de sigilo, quais são os mecanismos que a organização desenvolve para, mantendo o sigilo necessário, assegurar um grau adequado de comunicação para fazer com que a equipe como um todo consiga conduzir a organização aos seus objetivos?
·         Até que ponto eventuais restrições nesse sentido são artificiais e têm sido abertamente discutidas pelas lideranças visando eliminar bloqueios que estejam atrapalhando o processo de comunicação na organização?

As questões acima são um "pente-fino" em relação a um tema tão complexo quanto o da comunicação e espero que possa auxiliar no diagnóstico organizacional.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com

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Título do artigo: Como está a comunicação na sua organização?
Autor: Alberto Ruggiero

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