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Organize-se


Publicado em 03.05.2007

Se você leu o meu artigo anterior deve estar mais do que motivado para se organizar. Já sabe que desorganização gera stress, ansiedade, perda de tempo e de dinheiro. Se ainda não leu, sugiro que o faça antes de ler as sugestões deste artigo. Organizar-se demanda não somente motivação e compreensão da necessidade mas principalmente decisão.  

Geralmente o primeiro passo é o mais difícil. E ainda que você já tenha tentado se organizar outras vezes mas tenha desistido, queremos desafiar você a se dar uma nova chance. Lembre-se que é uma tendência natural nos acostumarmos com o "estado das coisas", inclusive com uma situação ruim como a desordem. Assim, para se organizar, você vai precisar de tempo, paciência e principalmente perseverança.  

Por onde começar 

Parece ser unanimidade entre os autores que escrevem sobre este tema a necessidade de se estabelecer metas para começar e conseguir terminar o seu plano de se organizar. 

Comece então estabelecendo um objetivo que delimita bem o seu foco. Sugiro que você escolha uma área da sua vida de cada vez e faça dela sua prioridade de organização. Talvez, como líderes, uma primeira área poderia ser justamente aquela que afeta nossos ministérios: o seu escritório ou ambiente onde está a sua escrivaninha de trabalho. 

Feito isso estabeleça um prazo para conclusão do trabalho. Mas antes, lembre-se que a sua mesa não ficou em desordem da noite para o dia, portanto, levará algum tempo para organizá-la. Se o trabalho a ser realizado lhe parecer muito e o prazo que você estabeleceu é curto, fracione em 2 ou 3 etapas e estabeleça prazos para cada uma delas. Prazos de 30 em 30 dias são mais adequados do que prazos otimistas demais que podem gerar frustração e desistência. 

Antes de começar e considerando o prazo que você estabeleceu, programe qual será o horário estabelecido para este "tempo de faxina". Estabeleça uma hora para começar e uma hora para terminar. Cada sessão deve durar no mínimo uma hora e no máximo três. Resista à tentação de avançar no horário já que isso pode prejudicar a sua próxima "sessão de faxina".  

Você pode agendar estas sessões para dia sim, dia não ou então estabelecer dias fixos da semana. O importante é agendar e cumprir com o compromisso que você fez com você mesmo. 

Mãos à obra 

Lembro os leitores que neste texto estamos falando de organização em geral mas priorizando a escrivaninha ou o escritório do líder. Para colocar a "mão na massa" dê uma boa olhada no ambiente. Divida toda a papelada que está sobre a sua mesa, cadeiras e prateleiras em pilhas semelhantes. Exemplo: pilha de esboço de sermão, pilha de documentos originais, pilha de correspondências recebidas, pilha de folders de eventos, pilha de contas a pagar, pilha de livros, etc. 

Feita esta separação por semelhança, comece o processo de descarte analisando pilha por pilha. Parta do pressuposto de que você pode viver perfeitamente sem grande parte da papelada acumulada no seu escritório. Guardar o que não se necessita é uma tendência natural das pessoas. Você não é diferente. Assim, analise uma pilha de cada vez e de imediato veja 1) o que pode ser descartado (jogar no lixo, mesmo), 2) o que deve ser encaminhado para outros, 3) o que deve ser guardado em outro lugar e 4) o que deve ficar sobre a sua escrivaninha. Para facilitar esta classificação seria interessante você providenciar caixas grandes onde pudesse ir colocando o que já foi analisado. Assim, não correria o risco de misturar o trabalho já feito com aquele ainda não realizado. 

Para cada caixa um destino 

Caixa 1 - o que vai ser descartado: Descartar papéis, apostilas e livros requer desapego. Isto porque há sempre a idéia do "posso precisar mais tarde" e com isso vai se formando o acúmulo. Resista à tentação de "guardar para depois". Muito provavelmente, se um dia precisar, estará desatualizado. Jogue no lixo o máximo de coisas que conseguir.  

Caixa 2 - o que vai ser encaminhado para outros: Entre os itens que devem ser encaminhados estão aqueles que serão doados para bibliotecas, sebos, escolas ou até prisões como livros e apostilas. Procure separar em sacolas diferentes para facilitar o encaminhamento. Se possível, ligue para as pessoas ou instituições e peça para que venham buscar.  

Caixa 3 - o que deve ser guardado em outro lugar: Desocupe a escrivaninha. Se você não dispõe de uma estante ou um móvel com gavetas, compre caixas-arquivo e utilize-as para guardar seus pertences do escritório. Aqui vale a regra de ouro que estabelece "um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar". Itens semelhantes devem estar sempre  juntos e preferentemente identificados com uma etiqueta ou algo parecido. Assim, teríamos a gaveta/prateleira/pasta/caixa de contas pagas, a de esboços de sermão, a de correspondências recebidas, a de livros, a de apostilas e assim por diante. Lembre-se que documentos importantes como escrituras, certidões, notas fiscais, imposto de renda e semelhantes devem ficar em uma gaveta com chave ou em uma caixa guardada em lugar seguro da estante. Caso você tenha papéis que não quer se desfazer por motivos emocionais como cartões, certificados ou itens semelhantes, uma boa idéia é comprar um scanner e guardar todos eles como imagens em CDs. Isto vai lhe economizar um bom espaço.  

Caixa 4 - o que fica na escrivaninha: Importante lembrar que a nossa mesa ou escrivaninha foi idealizada somente para colocar o que está em uso naquele dia ou semana. Mesa é lugar para trabalho e estudo e não serve para guardar coisas. Assim, seja muito criterioso ao desocupar a sua mesa. Uma boa dica é ter uma caixa de entrada, assim como fazem os funcionários de algumas empresas. Desta forma, tudo que tem que ser feito mas ainda não foi possível, fica nesta caixa. Diariamente você verifica o que pode ser concluído e desta forma procura "zerar" a caixa de entrada. A mesa é um bom lugar para se manter um caderno ou bloco de notas onde você pode anotar desde telefones e lembretes até idéias ou confirmações que vai obtendo ao longo do dia. Livre-se de papeizinhos soltos. Eles definitivamente não funcionam. Com um caderno como esse você não perde informações, ainda que elas não tenham sido passadas a limpo na agenda telefônica ou na agenda diária. Há ainda um outro item que não pode faltar: um cesto de lixo. Deixe um sempre fixo, embaixo da mesa. Use-o todos os dias. 

Consegui me organizar! E agora? 

A faxina é o "lado A" daquilo que deve ser feito rumo à organização. O "lado B" é manter o ambiente organizado. Para isso você vai precisar colocar em prática uma outra regra de ouro que estabelece "todo dia um pouquinho". Organização é tarefa para todo dia e não algo que deve ser feito uma vez por ano. Para isso você precisa se disciplinar.  

Assim, não deixe sua caixa de entrada se acumular. Não deixe papéis soltos sobre a mesa. Guarde cada coisa no lugar que você determinou para ela. Encaminhe imediatamente os papéis que devem ser entregues a outros.  Use o cesto de lixo. Gaste alguns minutos todos os dias para manter organizado o ambiente no qual você investiu tempo. Dizem os entendidos que são necessários no mínimo 21 dias consecutivos para se estabelecer um novo hábito. Por isso, se quiser manter sua mesa organizada, todo dia será dia de arrumação.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com

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Título do artigo: Organize-se
Autor: Adriana Pasello

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