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O centro nervoso da igreja


Publicado em 08.03.2006

Telefones que tocam a todo instante. Informações urgentes a serem repassadas. Endereço e telefones para serem localizados. Pessoas aguardando. Lista de compras incompleta. Papelada, arquivo, agenda, fax, correspondência, computador, e-mail. Estes elementos lembram uma empresa?

Pode não ser essa a idéia que você tem do escritório da sua igreja local mas, de fato, no dia-a-dia, esta é a realidade. Ainda que muitos pensem que os funcionários gastam as horas de seu expediente ensaiando para o louvor ou em intercessão, esta não é a realidade. As demandas organizacionais são enormes e, ainda que soe pouco espiritual, o escritório de uma igreja é o “centro nervoso” da vida diária desta organização. É ele que fornece os serviços que dão suporte para que a igreja alcance seus objetivos. É no escritório que as tarefas são organizadas de tal forma que possibilitem a instituição trabalhar com eficiência e efetividade. Este escritório, ao mesmo tempo em que executa funções administrativas, serve de ponto de encontro para membros, visitantes e liderança durante a semana.

Neste país os contextos de cada igreja são muito distintos e diferem, não somente de acordo com o número de membros, mas também em função da denominação, estrutura de ministérios, modelo de igreja, orçamento, e outras variáveis. Porém, há algo que a grande maioria tem em comum: a existência de um escritório onde as atividades organizacionais acontecem. Independentemente de um escritório ter 1 ou 30 funcionários, geralmente encontramos a figura de um secretário ou secretária que freqüentemente está na linha de frente de atividades como o atendimento ao público (pessoalmente e por telefone), agenda de compromissos, coordenação e organização de informações, redação de correspondências e e-mails (incluindo boletins!), reuniões pastorais e até tradução de textos dependendo do porte da igreja.

Pelo fato da maioria dos cargos nesta área, tanto no contexto da igreja quando das empresas, serem ocupados tradicionalmente por mulheres, neste artigo a função será abordada no feminino, ou seja, secretária.

Por estar no “front”, a secretária se torna, para o público com o qual ela interage, o pastor, o administrador, a igreja, o ministério e a denominação. Dentro da equipe de trabalho, ela é um dos profissionais que mais “vende” a imagem da instituição. Ela representa a instituição e muitos escritórios de igrejas são, de fato, compostos de somente um funcionário: a secretária.

A despeito da relevância do contexto e da importância da função, muitos pastores e líderes não se preocupam com o perfil adequado da pessoa que deve ocupar este cargo. Quantos escritórios são conduzidos por irmãs que, ainda que com muita boa vontade, não têm o perfil adequado, embora tenham disponibilidade de tempo e atuem voluntariamente. Muitos pastores se esquecem que não é o cargo que deve se adequar ao perfil de quem ocupa e sim o contrário. Para aumentar as chances de sucesso em uma contratação de tal significância, a igreja (entenda-se pastor, liderança ou gestor) deve desenhar antecipadamente o perfil que deseja para a função. E para este perfil ser composto algumas perguntas básicas podem nos ajudar:

  • - Qual o fluxo de pessoas na secretaria?
  • - Qual a demanda do telefone?
  • - Que tipo de atividades de apoio pastoral e ministerial esta profissional precisará desempenhar?
  • - Que recursos tecnológicos deverá dominar?
  • - Como será a sua rotina semana, quinzenal, mensal?
  • - Com quem interagirá?

Esta reflexão pode não garantir 100% de acerto na contratação mas, seguramente, vai aumentar e muito o percentual de sucesso já que o processo de seleção e contratação terá um parâmetro de análise mais objetivo.

Quais seriam então as características necessárias e desejáveis para este profissional no aspecto técnico/profissional? O que é fundamental, inegociável? E no âmbito pessoal? Quais os traços que devemos buscar? O que devemos levar em conta no aspecto espiritual? Enfim, são muitas as peculiaridades e não se ousaria oferecer uma lista fechada de características ou um padrão para todas as instituições e igrejas onde uma secretária faz parte da equipe. Este perfil não é uma descrição de cargo nem uma análise técnica em recursos humanos. A proposta é colaborar na reflexão do pastor, líder ou gestor a respeito do perfil adequado para a função. Para ficar mais fácil, vamos pensar que estas características são como um menu onde o líder escolherá aquelas que mais se adequam ao seu contexto.

No campo técnico, entendemos ser fundamental, independentemente das características da igreja local:

  • - senso de organização;•criatividade;
  • - boa comunicação interpessoal;
  • - conhecimento básico de informática / Internet;
  • - 2º grau completo;
  • - bom português;
  • - disposição em ser treinado;
  • - habilidade em lidar com vários projetos ao mesmo tempo;
  • - redação própria.

Há outras características que, apesar de não serem fundamentais, são desejáveis e podem até se transformar em exigências dependendo do perfil da igreja, como por exemplo, experiência anterior na função, formação superior em área correlata (secretariado, administração), bom gerenciamento do tempo e domínio de programas específicos de computador.

Observe que grande parte dos itens acima está diretamente relacionada com a troca de informações entre a secretária e a liderança/membresia da igreja. O fato de esta profissional gastar grande parte do seu tempo relacionando-se com pessoas sinaliza para a importância de habilidades que possam fazer com que a comunicação flua de forma mais eficaz.

No âmbito pessoal, algumas características fundamentais que deveriam compor este perfil seriam:

  • - lealdade;
  • - discrição;
  • - facilidade em lidar com pessoas;
  • - empatia;
  • - bom caráter;
  • - cortesia;
  • - ensinável;
  • - boa reputação;
  • - vestir-se adequadamente;
  • - ética;
  • - disciplina.

Estas qualidades não necessitam de comentários já que devem fazer parte do dia-a-dia dos líderes da igreja também. É também desejável que uma secretária priorize pessoas e não tarefas, saiba trabalhar em equipe, tenha bom humor, seja responsável com prazos e compromissos, seja pontual e tenha iniciativa.

Ainda que seja o último grupo de características a ser abordado, o perfil espiritual é o mais importante já que interfere em todos os outros. Fazendo uma analogia com a arte da gastronomia, não há equipamento eletrodoméstico ou especiaria que resolva o problema da qualidade da matéria-prima de uma receita. Assim também ocorre neste perfil, ou seja, excelentes características pessoais e técnicas não vão ser suficientes quando faltam características espirituais fundamentais.

No campo espiritual, uma secretária deve necessariamente:

  • - enxergar seu trabalho como ministério;
  • - ter coração e atitude de serva;
  • - ter compromisso com a Igreja Local;
  • - ser madura na fé (não neófito);
  • - ser submissa e paciente;
  • - ter vida diária com Deus;
  • - ser dizimista fiel.

Estas características vão compor a base sobre a qual todas as outras características vão se sustentar. É desejável também que ela seja freqüentadora regular dos trabalhos da igreja para que esteja dentro da visão da liderança.

Ainda em relação a estes aspectos, minha sugestão (baseada em experiência pessoal) é que a secretária preferentemente não seja líder de ministério ou ocupe outra função de liderança. Minha visão pessoal é a de que dificilmente se consegue separar uma função da outra e isto pode gerar na própria membresia uma má compreensão dos papéis. Um funcionário segue rotinas diferentes do voluntário e a igreja local deve considerar as regras que regem uma relação deste tipo. Aqui cabe uma palavra a respeito da relação contratada x voluntária. Exatamente por estar no “centro nervoso” da vida da igreja é que indico a contratação de uma secretária e não o voluntariado. Este tipo de trabalho necessita de rotinas, acompanhamentos, retornos, disciplina, atividades permanentes que, na maioria das vezes, são difíceis de implantar e dar continuidade quando a relação é de voluntariado temporário.

É fundamental que a liderança da igreja separe um tempo para pensar no perfil que deseja para aqueles que ocupam cargos na secretaria da igreja mas, de forma especial, que separem tempo para refletir e desenhar o que desejam para esta função que ocupa a “linha de frente” do escritório. Negligenciar esta área pode significar colocar em risco a imagem da própria igreja. Todos nós que já vivenciamos situações em que fomos mal atendidos sabemos o quanto aquilo afetou a imagem que fazemos daquela empresa. Não seria assim na igreja? Ou melhor, justamente a igreja não deveria ser um local de excelência no atendimento dos membros, não-membros e liderança?

Lembre-se que a ausência de uma ou de várias características técnicas em um funcionário da igreja dificilmente causa um problema grave. O mesmo não ocorre com as outras características. Quem de nós já não tomou conhecimento de problemas graves na igreja por falta de lealdade e ética? E dificuldades com pessoas não ensináveis? E a imaturidade espiritual? Que tipo de problema a insubmissão pode ocasionar? Considerando tudo o que já refletimos, devemos cuidar para que as características tenham pesos diferentes e de fato reflitam os valores do cristianismo e as prioridades da igreja local.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com

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Título do artigo: O centro nervoso da igreja
Autor: Adriana Pasello

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