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Lições aprendidas: um recurso para a liderança


Publicado em 12.09.2006

A primeira vez que ouvi sobre lições aprendidas foi durante um curso de pós-graduação. Ele foi apresentado como algo muito familiar aos que atuam sistematicamente com projetos. O conceito foi, na ocasião, explorado como algo praticamente indispensável no encerramento de um projeto e essencial antes de iniciar um próximo projeto.

Mas, o que isso tem a ver com a igreja? Já abordei em um outro artigo a idéia de que cada mudança que fazemos, em qualquer área, é um projeto, ou seja, um esforço temporário (com início, meio e fim) que tem por finalidade produzir resultado único. Assim, no contexto da igreja e dos ministérios cristãos, temos eventos evangelísticos, acampamentos, reuniões de liderança, conferências e viagens missionárias, palestras, construção ou reforma de instalações, celebrações especiais, enfim, os exemplos são abundantes e a realidade é familiar para a liderança cristã.

O ciclo de vida de um projeto

Sendo este um conceito tão presente em projetos, para melhor compreendermos do que se trata, é fundamental situarmos as lições aprendidas dentro das fases que geralmente se sucedem no ciclo de vida de um projeto. As boas práticas de gestão de projetos indicam que geralmente eles seguem uma seqüência cronológica de concepção, planejamento, execução e conclusão. A cada troca de fase temos resultados específicos que “alimentam” a próxima etapa. Assim, o plano do projeto, por exemplo, é um elemento de saída da fase de planejamento e de entrada para a execução. O assunto deste artigo está localizado exatamente na última fase do ciclo, no encerramento ou fase final do projeto. É justamente naquele momento crítico de esgotamento da equipe do projeto, quando os envolvidos já estão pensando em suas próximas atribuições na igreja, que o líder daquele projeto (lembre-se dos exemplos acima!) deve providenciar para que lições sejam aprendidas e incorporadas nos próximos projetos. Talvez o líder tenha que “lutar” para que as pessoas não dispersem e não dêem o projeto como acabado.

Afinal, quando um projeto “acaba”? Entendo que um projeto bem executado não termina com a dispersão dos envolvidos. Um projeto bem executado deve, necessariamente, ser encerrado com uma reunião de avaliação entre todos os envolvidos. Por quê? As lições aprendidas durante a execução de um projeto são tão valiosas quanto a sua conclusão. Lembra-se da troca de fase que comentei acima? Então, as lições aprendidas são um elemento de saída da fase de conclusão e de entrada para a concepção do próximo projeto. Reuniões de avaliação servem para recordar o que foi bem planejado, o que funcionou a contento, que recomendações a equipe teria para um próximo projeto, quais imprevistos ocorreram durante o projeto e como eles foram resolvidos. O conhecimento gerado a partir de uma reunião como essas permite que se fale sobre as lições aprendidas durante a execução e esta base de informação pode e deve ser consultada para liderar futuros projetos.

No contexto da igreja

Este conceito parece distante da sua realidade? Pense na seguinte situação: um evento evangelístico anual que ocorre na Páscoa está em andamento e a igreja repetiu um mesmo erro de dois anos atrás em relação ao estacionamento. Por quê isto aconteceu? Ou então, uma situação envolvendo o acampamento de casais. A equipe que estava à frente deste projeto agora atua em campo missionário distante. Nos últimos anos esta equipe teve experiências boas e outras de atividades que não funcionaram. Onde você buscará as informações relacionadas a isso já que a liderança anterior não está disponível para fornecer informações no momento?

Justamente para situações como essas, tão comuns nas nossas igrejas, é que existe o conceito de Lições aprendidas, ou seja, relatos de sucesso ou oportunidades de melhoria observados e gerados durante um projeto. Uma lição aprendida estará sempre associada a um objeto de conhecimento, como por exemplo, um conhecimento sobre uma atividade, um procedimento, um recurso, um fornecedor, um local. O conhecimento é gerado a partir de algo bem sucedido ou algo que não deu certo. A fórmula a seguir resume bem o conceito: o que funcionou + o que não funcionou = lições aprendidas.

Retomando os exemplos acima, com a prática de lições aprendidas incorporadas na rotina dos projetos da igreja saberíamos, pelos relatos disponíveis, que precisamos ter 50% a mais de voluntários no estacionamento para cobrir todo o espaço. Saberíamos também que a distribuição dos casais pela organização é fator complicador da acomodação dos participantes sendo a ocupação por ordem de chegada a melhor opção.

Tácito e explícito

Cabe aqui um parêntesis para falarmos um pouco sobre a importância deste conceito dentro do universo da gestão do conhecimento de uma organização. Segundo os Nonaka e Takeuchi1, existem basicamente dois tipos de conhecimento: o tácito e o explícito. O tácito é aquele disponível na cabeça das pessoas e que não se encontra formalizado em meios concretos. É o conhecimento subjetivo, não mensurável e baseado na experiência. A palavra tácito vem do latim tacitus que significa "não expresso por palavras". Já o explícito é aquele que pode ser armazenado, por exemplo, em documentos, bancos de dados e manuais. É o conhecimento aparente, formal e exposto. A palavra explícito vem do latim explicitus que significa "formal, explicado, declarado".

Atualmente, a gestão do conhecimento em uma organização se tornou não somente uma forma de garantir o crescimento e um melhor desempenho mas também, e principalmente, de garantir a sua própria sobrevivência. O desafio para as organizações de hoje é a transformação do conhecimento tácito em explícito visando a disponibilização de informações para toda a organização. Lições aprendidas é um recurso que está totalmente apoiado na necessidade da equipe que atuou em cada projeto da igreja externalizar o seu aprendizado com a finalidade de facilitar o posterior acesso e reuso das informações por outros líderes e suas equipes.

A explicitação das lições

Como não poderia ser diferente, de uma reunião de avaliação surgem várias informações e dados. Muito da eficácia deste recurso está na triagem e no registro escrito (explicitação) do conteúdo discutido. Nem todas as informações são úteis à organização, então, cabe ao líder do projeto em questão fazer primeiramente uma triagem dos relatos a serem disseminados e adaptar esse conhecimento para uma linguagem de fácil entendimento. Com o registro das lições aprendidas em cada projeto já estamos gerando a transferência de conhecimento? Ainda não! A organização como um todo deve ser levada a um ponto onde todos entendem que a consulta aos registros das lições aprendidas garante um melhor desempenho e um melhor aproveitamento dos recursos de um projeto posterior.

Resista à idéia de pensar que estamos falando de algo difícil de ser executado. Você, como líder ou pastor, deve ser o pioneiro nessa prática, levando os liderados a compreenderem a relevância deste recurso. Dê o exemplo! Faça a sua “lição de casa” ao convocar as pessoas para uma reunião de avaliação. Monte uma pauta com perguntas que levem os participantes a expressarem suas experiências. Com uma pauta em mãos você conseguirá manter a reunião focada e evitará que lições aprendidas de outras situações tumultuem a avaliação.

Esta pauta pode ter perguntas simples como:
• Cite 5 itens que contribuíram para o sucesso deste projeto. (aspectos positivos)
• Mencione 5 itens que foram obstáculos para o sucesso deste projeto. (aspectos negativos)
• Quais são os itens de melhoria para o nosso próximo projeto?
• Quais atividades ou dinâmicas que não devem ser repetidas?

Seja cauteloso e lembre-se que estamos buscando informações sobre o que funcionou e o que não funcionou. Não se trata de uma reunião para saber quem funcionou e quem não funcionou. O líder, como facilitador da reunião, deve estar atento para que a avaliação não caminhe para o campo pessoal e com isso o feedback da equipe fique prejudicado. Separe as pessoas dos fatos para não naufragar na primeira reunião de lições aprendidas. Mantenha seu foco e transforme as lições perdidas em lições aprendidas!

1 NONAKA, I. & TAKEUCHI, H. (1997). Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com

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Título do artigo: Lições aprendidas: um recurso para a liderança
Autor: Adriana Pasello

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