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Gestão de Pessoas

Como envolver os voluntários nas atividades de captação


Algumas organizações têm facilidade em atrair voluntários, mas têm uma certa dificuldade em mantê-los. A captação de recursos, como sabemos, é um processo que às vezes demanda tempo e, por isso, precisamos de voluntários “fixos”: pessoas que estejam comprometidas com o trabalho e que tenham o compromisso de levar a cabo as atividades e os contatos que foram iniciados.

Para que um voluntário permaneça trabalhando por um longo período para uma organização, ele estar ainda mais motivado a participar do que os funcionários remunerados. 

O voluntário tem que enxergar:
    1. Que faz diferença;
    2. Que seu trabalho é importante;
    3. Que está sendo reconhecido por desenvolver este trabalho e pelo apoio que dá a esta organização.

Motivação é a palavra chave! É importante que os voluntários recebam o retorno que esperam com o trabalho que estão realizando.

O complicado aqui é saber o que cada voluntário espera. Como estamos lidando com pessoas, as motivações de cada voluntário podem ser muito diferentes e, para isso, teremos que desenvolver a difícil tarefa de estudar as motivações de cada pessoa.

Pode ser interessante desenvolver um pequeno questionário (ou uma breve entrevista), através do qual a organização possa conhecer melhor seus voluntários e entender mais profundamente quais são as suas motivações.

Também é importante que a atividade seja acompanhada (supervisionada) com freqüência, para que o voluntário não se sinta demasiadamente “solto”. Isso não significa controlar cada passo que o voluntário dá. Lembre-se que eles estão ali para ajudar, dividindo as tarefas. Se a supervisão for freqüente demais ou profunda demais, a equipe de supervisão vai ficar ainda mais sobrecarregada e os voluntários, ao invés de ajudar, podem até atrapalhar.

Como fazer a supervisão e avaliar os voluntários

Se levarmos em consideração que o voluntário foi selecionado para desempenhar uma tarefa específica, é fácil imaginar que haverá um detalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se o plano de atividades tiver sido feito desta maneira, ficará fácil implantar um sistema de supervisão deste trabalho.

O desenvolvimento de um plano de ação, portanto, é a chave para a supervisão do trabalho dos voluntários (e também dos funcionários remunerados). Pode ser interessante estabelecer reuniões regulares de acompanhamento do plano. Sempre que planejamos uma atividade composta por várias etapas de trabalho (como um plano de captação de recursos), é importante que haja momentos pré-definidos de avaliação do andamento das ações propostas.

Além desta ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todas as pessoas envolvidas (já que cada um sabe o que deve fazer, quando, qual a importância do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso de sua parte no trabalho de outras pessoas), a tendência é que as pessoas entendam estas datas como “dead-lines” e que realizem a sua parte até a data do próximo encontro.

A supervisão, portanto, deve ser freqüente e baseada em informações pré-acordadas (das atividades que deveriam ser realizadas).

Isso não significa que não possam acontecer atrasos ou contratempos durante a execução do plano. O supervisor tem que ter a habilidade de reconhecer quais os problemas que levaram ao não cumprimento das atividades acordadas – corpo mole, falta de habilidade do voluntário para aquela tarefa, falta de suporte da organização, problemas externos, etc. – e avaliar como esta dificuldade será contornada para que o sucesso do plano não seja comprometido.

Este já é o começo da avaliação do trabalho dos voluntários. Quando fazemos reuniões de acompanhamento com freqüência, estamos construindo dia após dia, uma avaliação de cada um dos voluntários envolvidos nas atividades de captação de recursos.

Se o desempenho for bom, isto é, se as atividades estiverem sendo desenvolvidas a contento, ótimo. Se não for bom, é preciso fazer uma análise da situação e definir o que fazer.

Podemos pensar em várias alternativas:

• É possível melhorar o desempenho do voluntário naquela atividade? 
• É possível aproveitá-lo em outra função que atenda às suas expectativas e que efetivamente ajude a organização? 
• É melhor desligá-lo?

Pode parecer estranho falar em “demissão” de voluntários, mas a organização precisa ter em mente que o voluntário está ali para ajudá-la, mais do que para ser ajudado.

É possível, portanto, “demitir” voluntários que não estejam trazendo os resultados desejados (ou combinados com o restante do grupo), mas é claro que isso deve ser o resultado de sucessivas avaliações negativas.

Quando o grupo como um todo percebe que aquele voluntário não está desenvolvendo suas atividades como proposto, é até bom que ele seja desligado, para não criar desânimo entre os demais voluntários.

Como dar reconhecimento para os voluntários participantes

Se podemos “demitir” voluntários que não atendem às nossas expectativas, certamente também devemos dar reconhecimento para os voluntários que atendem (e até superam) às expectativas.

Imaginando que a organização tenha feito a pesquisa sugerida para conhecer melhor as motivações dos voluntários, ela precisa, em algum momento, dar a eles, o retorno que esperam.

É claro que alguns retornos são imediatos ou constantes: “o prazer de ver o desenvolvimento de uma comunidade” poderá ser observado pelo voluntário no dia-a-dia, à medida que as atividades vão sendo desenvolvidas. Mas muitas pessoas tornam-se voluntárias em função do reconhecimento que vão ter e, desta forma, esta é uma atividade que não pode ser negligenciada.

O reconhecimento pode ser simples, feito dentro do próprio grupo, ou pode ser um reconhecimento público, em um evento, por exemplo.

Algumas organizações realizam eventos anuais de reconhecimento de voluntários: uma festa em que serão “premiadas” as pessoa que ajudaram com seu trabalho voluntário ao longo do ano. Estas pessoas podem receber um diploma, um troféu, ou simplesmente ter seu nome citado na presença de pessoas que sejam importantes para elas (sejam familiares, empregadores ou amigos).

O que precisamos ter em mente é que da mesma forma que estamos avaliando nossos voluntários, também estamos sendo avaliados por eles. Se nesta avaliação eles tiverem a percepção de que não tiveram o retorno que desejavam (os itens que citaram na nossa pesquisa), eles provavelmente irão procurar outras organizações para oferecer seu trabalho e, desta forma, perderemos o voluntário.

Trabalhar com voluntários, portanto é uma tarefa muito gratificante e economicamente viável, mas que precisa ser planejada de maneira detalhada para que se obtenha os resultados desejados. 

Além do planejamento detalhado do trabalho que será realizado, deve-se ter especial atenção com a seleção, a avaliação de desempenho e as ações de motivação dos voluntários para que a ação de captação com a participação de voluntários seja realmente eficiente.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com.

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