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Reuniões produtivas


O tempo é um bem precioso e escasso, muito valorizado por todas as pessoas. Afinal, é impossível conseguir de um dia mais que 24 horas! Sendo assim, é claro que ninguém deseja desperdiçá-lo em reuniões que não resolvem nada.
Algumas frases já famosas expressam a resistência que as pessoas têm de participar de reuniões: "tudo discutido, nada resolvido", "se quer enrolar, convoque uma reunião", "se não tem o que fazer, arrume uma reunião".

Uma boa reunião envolve planejamento cuidadoso, adequada escolha dos participantes, uma correta definição dos tópicos que serão analisados, boa liderança e acompanhamento. Neste artigo, abordaremos algumas questões relacionadas mais diretamente com os participantes da reunião.

A PREPARAÇÃO

Uma reunião é produtiva quando todos (ou a grande maioria) dos participantes estão preparados e podem contribuir.
* Informe-se sobre o que será tratado, que áreas estarão envolvidas, quanto vai custar, quem ficará responsável, quando vai ser feito e qual a razão ou motivo.
* Não se limite a levar informações sobre sua área.
* Se um assunto de sua área será tratado e precisa de solução, faça o dever de casa e chegue com uma proposta bem fundamentada.
* Lembre que você faz parte de um contexto maior.
* Chegue à hora e programe-se para ficar até o final. Isto demonstra seu interesse e comprometimento.
* Evite os comentários "extremistas" ou "radicais" como, por exemplo: Isso nunca vai funcionar! Não seja ridículo! É uma boa ideia, mas... Nós sempre fizemos dessa maneira.

A DISCUSSÃO

Não fique apenas sentado e desligado! Expresse sua opinião com clareza, com honestidade, com transparência e com tranquilidade.
* Seja conciso. Seja breve. Seja objetivo.
* Não fuja do assunto. 
• Esteja preparado para fazer perguntas.
• Ouça com atenção o que os outros estão falando. Esteja atento e evite distrações.
• Tenha cuidado com seu tom de voz, seja cordial, educado.
• Cuidado com smartphones e tablets. Eles podem tirá-lo do foco na reunião.
• Leve a reunião sério, mas não perca o bom humor!
• Seja útil.

AS DECISÕES

Comprometa-se com o resultado da reunião. Você é responsável por tudo que for decidido.
• Saiba quais suas obrigações diante do que foi decidido na reunião. Você veio para quê??
• Confirme se está claro quem ficará responsável para executar as decisões tomadas e em que prazo.

Uma questão fundamental que o participante da reunião deve fazer é: por quê estou aqui? A resposta à questão determinará a forma de encarar a reunião. Os que participam da reunião com propósitos definidos e com a disposição de colaborar estarão mais propensos a se comprometer com os resultados. Já os que estão presentes por mera obrigação regimental pouco contribuirão.

Vale lembrar que estão presentes, mesmo quando não convidados, alguns sentimentos!

Em qualquer reunião haverá alguns participantes que não foram convidados. São eles:
• Emoções - o perigo aqui é com o descontrole emocional. Tomar decisões sem equilíbrio pode levar a verdadeiros desastres. Podem surgir, também, problemas de relacionamento sérios se as palavras forem proferidas sem o temperamento do amor e do respeito mútuo.
• Problemas familiares
• Problemas e preocupações pessoais
• Preconceitos
• Vaidade e egoísmo

Francisco Bittencourt em "Gerando reuniões produtivas", relaciona atitudes negativas que podem aparecer quando os participantes estão em posição "defensiva":
• avaliação e julgamento: avaliar, acusar, julgar, doutrinar, corrigir;
• controle: mudar, influenciar, restringir, coagir, intimidar;
• estratagemas: trair, manobrar, tramar;
• neutralidade: apatia, passividade, ausência de sentimentos;
• superioridade: evitar relacionamento com participantes, evitar feedback dos participantes, mostrar-se independente dos demais.
• Infalibilidade: dogmatismo, inflexibilidade.

Numa igreja, entretanto, precisamos lembrar que as pessoas devem ser aceitas e amadas por completo. Trazendo, inclusive, seus problemas para serem compartilhados. Não teria sentido desejar pessoas "esterelizadas" de suas emoções, de suas experiências (boas ou más) e de sua herança familiar.

É importante saber que as manifestações emitidas estão cheias de influência dessas experiências passadas, de frustrações ou de vitórias relacionadas.
Não é raro ocorrerem reações desproporcionais durante a discussão de determinados assuntos. São, em muitos casos, resultantes dos "sentimentos não convidados".

Sabendo disso, é possível participar de qualquer reunião com espírito desarmado, motivado a contribuir para as melhores soluções e disposto a se comprometer com os resultados.

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site http://www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com 

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