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Administração Geral

Sem tempo II


Neste artigo, daremos continuidade ao documento anterior, no qual fizemos referências sobre a necessidade constante de tempo, uma vez que a tecnologia e os compromissos aumentaram para todos significativamente, assim como fizemos referências há alguns princípios que precisamos buscar para melhor utilização do tempo, encerrando com uma das melhores referências da Bíblia sobre a gestão eficaz do tempo, citada no Salmo 90:12. 

Princípios são direções para mudanças de postura frente às situações do dia-a-dia, nossos compromissos e agenda.  Queremos enfocar neste artigo os maiores consumidores do tempo no ambiente de trabalho, e quando citar esta referência, quero dizer que é tanto nas empresas quanto na vida ministerial. A partir deste processo de identificação, iremos propor algumas técnicas que o ajudarão a vencê-las, resultando em qualidade de vida. 

1.Consumidores do Tempo: “O computador”

O computador com certeza tornou-se um grande benefício para todas as organizações, igrejas, associações etc. Mas a demanda de tempo “extra” que vem através dele consumiu mais ainda o tempo das pessoas nas organizações. A utilização de e-mail é um exemplo. De todos que você recebe, quantos realmente são úteis para sua vida profissional e pessoal? A caixa de entrada está cheia de histórias criadas, apresentações em power point com mensagens motivacionais, que ocupam um grande espaço na memória dos computadores e no tempo de quem fica utilizando seu tempo para isto.

O MSN (Messenger da Microsoft) é outro caso, uma ferramenta fantástica para comunicação instantânea, sem custos com interurbanos, que está sendo um dos maiores consumidores de tempo das pessoas no ambiente de trabalho: arquivos improdutivos são trocados, conversas on-line o tempo todo, atrasando as tarefas que deveriam ser desenvolvidas pelos profissionais no ambiente de trabalho.

A música on-line e arquivos de música MP3 são outro exemplo, pois o colaborador fica o dia inteiro ouvindo música, diminuindo a concentração, aumentando consecutivamente os erros no trabalho, sem falar que muitas músicas são baixadas não preservando os direitos autorais.

Qual deve ser nossa postura? É preciso fazer uma auto-avaliação de como utilizo esta ferramenta. Não estou dizendo que isto é proibido e não deve ser feito, e sim que a utilização incorreta compromete boa parte de seu dia no ambiente de trabalho.

O computador deve ser utilizado com ética e responsabilidade. Em Colossenses 3:23,  o Senhor diz que devemos servir aos homens como a Deus, agora, será que seu chefe tem noção do desperdício de tempo atrás de seu computador?

É necessário separar aquilo que é particular daquilo que é da empresa/igreja, afinal, durante o horário de trabalho você é remunerado para prestar serviço à organização onde trabalha.

O resultado disto é que você terá mais tempo no trabalho e eventualmente poderá utilizar o processo de substituição, por exemplo, aproveitando o tempo livre para aprender a usar o word e excel de modo avançado, melhorando os relatórios atuais, lendo mais, aprendendo, atualizando-se, ou seja, crescendo profissionalmente. 

2. Consumidores do Tempo: “Falta de programação” 

Quando pergunto a alguém por que não utiliza a agenda, a resposta é a mesma: não se consegue gerar o hábito de usá-la e nem de abri-la diariamente.

Traçando um paralelo, podemos dizer que viver sem programação é como estar no meio do mar sem uma bússola, sendo levando pelo mar e pelo vento a qualquer lugar, sem nenhuma direção.

Qual a implicação disto na sua vida e ambiente de trabalho? Re-trabalho, pois quando as atividades pessoais e profissionais não são programadas e acontecem ao acaso, a conseqüência é que muitas tarefas são feitas duas vezes ou você deixa de integrar várias tarefas em uma - maximizando o tempo - tendo assim ocupação o dia todo, sem talvez ser de fato produtivo.

A máxima não diz que “tempo é dinheiro”? Então por que você perde tempo todos os dias?  A displicência na utilização é grande porque as pessoas não dão “valor” ao tempo. Não queremos que sejam escravos da agenda, mas que planejem suas vidas, seus compromissos, seu trabalho.

A pergunta para este momento é: como começar a programar minha vida? Algumas sugestões:

 - Tenha alvos e metas pessoais, faça uma lista de alvos e metas que você deseja em todas as áreas - no relacionamento com Deus, na empresa, na vida financeira, acadêmica etc. Concentre esforços e tempo para perseguir e alcançar seus sonhos.
- Utilize uma agenda. Parece básico, mas poderá ajudar a tirar sua programação empírica da cabeça e colocá-la num instrumento de gestão do tempo.
- Comece a programar nesta agenda seus compromissos que antes estavam “soltos”, decidindo o melhor dia e horário para execução de cada um.
- Cancele alguns compromissos que não são prioridades em função de seus alvos pessoais e profissionais.
- No ambiente de trabalho, utilize uma ferramenta simples chamada Lista de tarefas. Segue abaixo os itens que devem conter em uma lista de tarefas:

LISTA DE TAREFAS

Ordem

Descrição Prazo

Status
(situação)

Prioridade

3. Consumidores do Tempo: “Reuniões” 

A necessidade para a realização de reuniões no ambiente de trabalho é clara, traz inúmeros benefícios, alinha o pensamento dos colaboradores às necessidades da organização, elimina as dúvidas, o re-trabalho, entre outros.

Por outro lado, reuniões são um dos sistemas mais “caros” de comunicação empresarial e, além disso, também exigem um grande dispêndio de tempo para realização.

A perda de tempo no desenvolvimento de reuniões acontece de várias formas. Quem preside a reunião muitas vezes não consegue manter o foco da pauta; os participantes discutem assuntos paralelos; o tempo para discutir cada assunto não foi estabelecido anteriormente; várias pessoas falam ao mesmo tempo; as reuniões são fora do ambiente de trabalho, o que exige do colaborador passar maior tempo fora da organização.

Algumas soluções simples podem colaborar para que os recursos utilizados numa reunião possam ser maximizados, por exemplo:

  • um calendário anual de reuniões por departamento e/ou setor deve existir;
  • a pauta da reunião deve ser enviada se possível até 20 dias antes da reunião;
  • a pauta da reunião deve conter todos os tópicos necessários para o andamento da mesma, com o tempo alocado pra cada assunto;
  • quem presidir o assunto precisa manter o “foco” dos presentes no assunto discutido em questão;
  • a ata da reunião deve ser elaborada o quanto antes, aproveitando que os assuntos discutidos estão na memória de todos, facilitando as correções;
  • a ata deve vir com um plano de ação de todas as atividades e decisões que foram acordadas na reunião.  

Finalizando, queremos lembrar que o mais importante do que ter tempo, aos olhos do Senhor, é o que você faz com ele. Aproveite que você terá mais tempo e oferte pra Ele as primícias desse tempo. Tenha tempo para Deus, será a melhor entrega que poderá fazer Àquele que te deu as 24 horas por dia pra viver. 

Entregue seu tempo para Deus, pois Ele o criou e sabe como conduzi-lo por nós; pense de forma diligente, ou seja, de modo que realize o seu trabalho de forma mais produtiva, com melhores resultados e utilização de recursos, pois a Palavra diz em Provérbios 21:5 - “Os pensamentos do diligente tendem só para a abundância, porém os de todo apressado, tão-somente para a pobreza”. 

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site www.institutojetro.com e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com. 

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